前言
很早就接触过 OA 系统, 但真正做 OA 系统, 是从2019年12月开始, 在这里, 记录一下个人对 OA 系统的总结和经验, 也欢迎大家交流, 提出宝贵的意见.
OA 系统是公司不可或缺的一种系统, OA 系统主要目的是为了规范流程, 提高效率, 减少不必要的线下作业. 严格来讲, OA 应叫 BPM, 管控企业流程.
目的
- 规范流程
- 提高效率, 包括提高签核效率; 衔接三方系统( 如ERP), 减少人工重复作业;
流程的规范是通过系统来推动既定的流程, 通过系统保障流程的规范, 可以避免流程因人主观的因素而遭到破坏
效率一部分是通过签核单无纸化来实现, 提单的人不再需要拿着纸质单挨个去找签核人来进行签字. 因为已经有了线上的系统, 可以不再需要纸本化的签核, 当有需要签核的单, 系统可以通过邮件等方式通知签核人; 在出差等场景时, 则可以通过手机来签核. 效率另一部分是通过与三方系统的无缝衔接来实现.当在 bpm 系统上将资料导入后, 签核完毕后自动将资料导入到相应的系统, 如 ERP 等, 不需要两个系统一起操作.
规范流程
签核
最常见的签核方式: 串签, 会签, 知会, 认领, 指派, 作业
串签
简单理解就是签核人有顺序 比如请假单, 上级主管站点签核人包括 上级主管(1级), 上级主管(2级), 上级主管(3级)
会签
简单理解就是签核人没有顺序, 谁先签谁后签无所谓, 不重要
会签可以细分, 多少人签了后这个站点就算签完了, 常用的是只要一个人签了, 或者所有人都签了, 这个站点就算签完了
知会
简单点理解就是告诉签核人有这个事情, 被知会的人不能参与流程, 包括不能退签不能修改什么都不能做
如果表单内容很简单的话, 知会可以直接通过发邮件等方式通知即可; 当表单内容比较多时, 发邮件等通知方式可能不能很好地表达需要知会的内容, 这种情况下可以通过让知会人员进入签核页面, 点击一个 [已知会] 的按钮
作业
当表单流程签核完毕后, 通常会进入作业的阶段, 特别是财务有关的表单, 比如报销单, 需要财务作业打款
作业之前, 需要明确由谁来作业.通常会有三种方式:
- 系统指派: 制定流程规则, 基于一定的规则来指派作业人员 (注意, 作业人员也可能多个)
- 特定主管指派: 制定流程规则, 但规则只指定某个人来指派作业, 通常是作业主管, 由作业主管来指定作业的人
- 认领: 制定流程规则, 规则指定哪些人可以认领, 只能由一个人认领
更多的是使用系统指派和特定主管指派这两种结合的方式, 有明确的规则时使用系统指派, 规则复杂或者不明确的使用 特定主管指派
作业的人员理论上只有 [作业完毕] 的按钮选项, 不会有退单的操作.但是, 实践中发现并没有那么理想, 一方面是签核过程中主管不会在意那么多细节, 签完了到了作业层面才发现有问题; 另一方面, 有些资料在提单的时候没有拿到, 希望在作业前补资料.所以很多作业的时候, 会希望能够给提单人(甚至不是提单人)补齐或者修改资料的机会, 当然哪些资料可以修改需要, 哪些资料不可以修改, 流程制定的时候明确下来(以及技术层面上需要记录是谁在什么时候修改过资料的日志, 以便查验). 作业人员委派给补资料的人员, 告知他资料的问题, 补资料的人员完成以后, 又回到作业人员手上, 继续作业.
委派: A 委派给 B, B 完成以后又回到 A 身上
小结一下: 作业指派 ==> 作业 ==> 委派 ==> 继续作业
退签
退签的难点在于应该退到哪里
- 由用户选择退到哪里: 用户没办法判断退到哪里
- 流程制定的时候, 指定每个站点的退签规则: 可以有不同的退签理由退到不同的站点等规则
- 直接退回给提单人
转单
转单是签核人发现该单的签核人不是自己, 应该是其他人, 把表单主动给他签
转单需要被转单人的同意, 被转单人有权利拒绝被转单
抽单
抽单是指提单人提单以后, 已经在签核流程中, 提单人后悔了, 把表单撤销的操作
有些人认为提单人可以反悔 可以抽单, 那签核人也应可以反悔, 抽单. 个人不建议给签核人反悔的机制, 否则会变得混乱
跳签
同一个流程中, 一个人可能同时出现在不同站点中, 这会导致同一个人签核多次, 为了避免这种情况, 使他只签一次即可, 于是第一次签了以后, 后面就无需再次签核
有种观点认为, 假设签核过程中, 有修改到比较重要的资料, 做了跳签就不合适. 个人的观点是这样子: 如果是签核中可以修改重要的资料, 流程的设计需要更严谨, 再做好记录好谁在什么时候改过什么资料的日志, 而且大多数的员工都不会主动做不利于公司的事, 所以跳签是可以接受的
代理
当某个主管请长假时, 希望将涉及到的表单的签核权限都给(或者部分) 给不同的人来代替签核, 这就是代理
代理建议和请假单一起, 请假的时候指定代理人. 当然除了请假以外, 也可以自己手动设置代理人及代理时间
再严谨一点的代理会指定哪些模块代理给哪些人, 但从实践上看, 指定模块几乎不会有人去用
人员组织架构
签核人员和组织架构密切相关, 通常都是指定某个部门的主管来签核, 而不会指定特定的人来签核, 当组织变动(比如主管换人了), 流程可以保持不变
人员离职
人员离职后需要处理把挂在离职人员身上的表单转单
签核过程中变更表单内容
签核过程中可以对表单内容进行变更
甚至有些会要求, 明细项只能相应的负责人才可以变更(或者相应的负责人才能看到, 这其实是数据权限的问题, 不止 BPM 系统遇到过这种问题)
通知
通知包括 签核通知, 退签通知, 表单完结通知, 转单通知, 抽单通知
通知需要做站外通知, 比如邮件, 钉钉通知, 企业微信通知, 公众号通知等等, 站内通知反而可以不用做
实践表明, 不管站内通知做的多好多及时, 依然没有多少人会在意站内通知, 可以干脆不做
站外通知需要做到点链接, 能直达需要签核的表单页面(题外话, jwt 就很适合这种链接)
站外通知不必表明来源于 BPM 系统, 没有用户在意到底是来自 BPM 还是 ERP, 甚至用户都分不清 BPM 和 ERP
提高效率
移动端
有些主管会经常出差, 这个时候就很需要便捷的签核渠道, 移动端就是便捷的渠道 APP 成本高, 还需要做 IOS / 安卓端, 成本高昂, 可以直接使用钉钉/企业微信/微信公众号/小程序客户端等 站外通知发送到客户端, 由客户端唤起移动化的 BPM 网页, 进行签核
衔接第三方系统
将签核后的数据通过 API 等各种方式抛到 ERP 等, 省去重复作业, 也避免重复作业出错
跳签
跳签可以加快签核速度
批量签核
不建议做这个功能, 否则就会有人看都不看表单的内容, 直接全部签过
长时间不签核
技术上可以有一些手段, 比如 催签, 加急, 超过3天还没签核的每天发站外通知等等, 但并不能根本解决问题, 拖着不签的人, BPM 是没有办法的, 只能从制度上去解决
页面重点突出关注的内容
流程中每个站点重点关注的内容其实是不一样的, 而表单上一个页面上会汇集所有表单资料, 内容非常多, 签核人员签核的时候会有一种茫然的感觉, 会去努力回想自己关注的内容, 然后再去页面上找这些散落着的内容, 影响签核人签核的效率.可以考虑每个站点都有自己单独的页面, 突出重点关注的内容(当然也都会有显示出所有资料的页面)
致谢
刚开始接触 BPM 需求和开发都是比较蒙圈的状态, 非常感谢杨胜富先生带领我入门, 指导我谈需求和开发, 并给我非常细致的照顾, 再次表示感谢!
本文转载自: 掘金